Rabu, 09 Juni 2010

Informasi dan Tingkat Manajemen

Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasarkan penggunanya yaitu :

a. Informasi Strategis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing,langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.

b. Informasi taktis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup inforamsi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan

c. Informasi teknis
Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persediaan stock, retur penjualan dan laporan kas harian

NILAI INFORMASI
Manfaat informasi : untuk membantu memberi kejelasan dari sesuatu ketidakpastian/untuk mengurangi ketidakpastian tersebut sehingga manusia dapat membuat sesuatu keputusan dengan kepastian yang lebih baik dan menguntungkan. Makin besar bantuannya untuk mengurangi ketidakpastian makin tinggi nilai suatu imformasi tersebut.
Informasi bukanlah komoditi yang dapat diperoleh dan dikelola secara gratis. Hendaklah diperhitungkan seefisien dan seefektif mungkin biaya yang dikeluarkan untuk informasi dengan keuntungan yang diperoleh dari penggunanya. Dengan kata lain informasi hendaklah :

- Biayanya lebih kecil dibanding keuntungan yang diperoleh dari penggunaan informasi tersebut
- Dapat menurunkan pengeluaran nyata sehingga kurang dari biasa
- Dapat meningkatkan keuntungan tidak langsung organisasi, seperti pekerjaan menjadi lancar, waktu penyelesaian lebih cepat.

Nilai informasi ditentukan oleh 5 karakteristik yaitu :

- Ketelitian
Didefinisikan sebagai perbandingan dari informasi yang benar dengan jumlah seluruh informasi yang dihasilkan pada satu proses pengolahan data tertentu. Kesalahan manusia dalam mendesain sistem, mengoperasikan mesin, menyiapkan data masukan dan lain-lain, sering merupakan penyebab utama terjadinya ketidaktelitian informasi yang dihasilkan

- Ketepatan waktu
Merupakan karakteristik informasi lainnya yang penting. Bukan hanya bernilai baru/lama, tetapi tepat/tidak saat informasi diperlukan. Bila informasi diperlukan sewaktu-waktu maka diharapkan informasi tersebut dapat disediakan secepat waktu yang diperlukan untuk masalah seperti situasi tersebut keterlambatan informasi akan menyebabkan informasinya menjadi tidak berguna

- Kelengkapan
Kadang-kadang manajer menghadapi suatu keputusan yang harus dibuat dengan informasi yang teliti, waktu yang tepat, tetapi informasinya tidak lengkap

- Ringkas
Informasi yang bernilai untuk manajer adalah informasi yang ringkas dan langsung mengenai sasaran yang diperlukan. Informasi yang bernilai lebih cenderung bersifat seperti suatu kesimpulan dan akan lebih jelas dan bernilai tinggi bila dapat disertai dengan bagan, gambar, grafik, tabel dan bentuk statistik.

- Kesesuaian
Informasi hendaklah sesuai dengan keperluan pekerjaan/keputusan manajemen



TINDAK LANJUT INFORMASI
Sesudah informasi tersebut dihasilkan, masih terdapat kegiatan lanjutan yang dilakukan terhadap informasi. Kegiatan tersebut :

a. Komunikasi
Informasi dapat dikomunikasikan untuk keputusan internal dan eksternal organisasi.
Komunikasi internal : komunikasi antarorganisasi sendiri, baik pusat, cabang maupun perwakilan-perwakilan.
Komunikasi eksternal : komunikasi dengan organisasi-organisasi lain dan pelayanan pelanggan.
Mengkomunikasikan informasi dapat dilakukan dalam bentuk :rapat, pelaporan, arus informasi rutin, pengiriman

b. Penyimpanan
Penyimpanan informasi perlu dilakukan bilaman nilai informasi tersebut memang tinggi dan masih akan dipakai

c. Penemuan kembali
Adalah mencari kembali data dan informasi yang sudah disimpan, bila diperlukan oleh manajemen untuk keperluan pekerjaan. Cara (metode) penemuan kebali tersebut tergantung kepada cara penyimpanan yang digunakan. Untuk penyimpanan manual pencarian dapat dilakukan petugas sesuai dengan sistem penyimpanan masing-masing. Misal : menurut nama, subjek/noor.

d. Reproduksi
Adalah memperbanyak bahan informasi

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar